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iEPMS文档模块:工程项目的文档管理利器

发布时间:2021-12-24  作者:中兴通讯 覃颜  阅读量:

在通信网络交付中,工程项目除了需要交付网络设备,另一个重要的交付物就是承载了项目各项信息的文档。一个典型的工程项目交付涉及海量文档,如网络规划文件、站点获取文件、勘察报告、设计图纸、调测记录、网络优化报告、验收证书等。同时,由于工程项目各专业分工细致,施工人数众多,且具有分散、移动、临时等特点,文档流转节点多且复杂,如使用传统文档管理模式,将导致制作耗时长、流转效率低、权限控制困难、成本高等问题。因此,工程项目需要先进的文档管理工具,对文档进行数字化管理,以实现安全高效的文档交付和管控。

iEPMS是中兴通讯自主研发的数字化交付平台,其中文档模块为工程项目的文档规划、输出、审批、签署、使用、移交及归档等全流程活动提供了全面的数字化解决方案(见图1)。

 

        图1   iEPMS文档模块全貌

精准的文档交付计划

 

工程项目组可通过iEPMS文档模块的“文档交付计划”功能,为项目的各个站点模型及业务活动定义须输出的文档,形成项目的文档交付计划。

在文档交付计划中,项目组可以设置文档的命名规则、提交格式、是否涉及个人数据、是否应归档等属性,以供后续文档任务责任方遵循。

同时,项目组还可使用iEPMS文档模块的“单站文档交付BOM”功能,对单个站点的文档交付计划进行调整。该功能主要服务于工程项目普遍存在的站点差异化场景。例如,同样是新旧设备替换类型的站点,A站点由于频点范围更广,需要更换天线,因此需输出天馈安装检查单,而B站点则由于规划频点范围较小,不需更换天线,不需要输出该检查单。借助上述2个功能,项目组可以为所有站点制定清晰、精准的文档交付计划。

 

智能的文档任务管理

 

如何在相关方众多的项目中管理海量的文档任务,是工程项目组需要面对的现实问题,iEPMS文档模块也提供了高效的解决方案。

结合iEPMS的进度计划模块功能,项目组可以将计划交付的文档以任务的形式派发至不同的责任方,并可以设置任务自动派发规则。

针对关键文档,例如申请客户验收和付款所必须的文档,iEPMS文档模块也提供了一套VIP文档任务管理方案。项目组可在“文档交付计划”功能中,针对关键文档设置VIP标识及其归属的验收/付款节点。文档任务中将出现这些VIP标识,以提示责任方该任务的重要性;如任务快到期而文档仍未输出,iEPMS会给责任方发出提醒邮件;如已超期,iEPMS则会对此生成告警数据并上报至中兴通讯的运营NOC系统,而后者会对该告警产生项目所属国家的管理干部下发TT单(即Trouble Ticket,故障单);如管理干部未能督促项目在规定时限内补齐文档以清除告警,则运营NOC系统还会发出该TT单的催办邮件,并视超期严重程度逐级抄送管理干部的上级领导。

启用了这套VIP文档任务管理方案后,中兴通讯工程项目的关键文档输出及时性显著提升,以申请站点初验所需的文档为例,文档齐套周期比原来缩短了40%。

 

自动化的文档内容输出

 

工程项目最大量的交付物是通信站点,因此工程项目文档中数量最多的就是站点相关文档,通称“站点文档”。

传统的站点文档靠人手动将各类信息填写到固定的文档模板中。而iEPMS文档模块的“结构化文档自动生成”功能,为工程项目组提供了一套可以高效输出文档的解决方案(见图2)。

项目组可以在“文档模板”菜单下,预设好站点文档的结构化模板,并进行“数据埋点”,即为每一处需填写信息的单元格,指定数据库中的信息字段,并进行是否必须填写、是否可以更改等规则设置。责任方在收到文档任务后,可以通过“自动生成文档”功能,一键将已在各作业环节采集录入数据库的信息,自动填写到预设的文档模板中,节省了人工汇总、整理、填写信息的时间,极大地提升了输出效率,也提升了信息准确度和完整度。

   以中兴通讯印尼T项目为例,应用该功能后,每个站点制作验收测试报告的时间由5小时缩短至2小时,提效60%。

此外,该功能还支持对不同城市/地区预设不同的文档模板并进行校验,有效地消除了传统方式下责任方用错文档模板的问题。

      图2   结构化文档自动生成解决方案

 

灵活的文档在线审批

 

工程项目文档中,与规划及设计相关的文档,如设计图纸等,往往需经过各相关方审批后方可生效和发布使用。

传统形式的文档审批往往借助电子邮件、即时消息软件或在线云盘进行,存在审批流程不可控、进度不可视、文档版本易混淆和权限易失控的问题。对此iEPMS文档模块的“文档审批工作流”功能,也提供了一套全面的方案。

工程项目组可在“工作流定义”菜单下,为各类文档配置专属的审批流,审批流支持自定义节点设置及跳转关系设置,可满足从简单到复杂的各类审批流需求。审批方可在“待我审批”菜单下集中处理文档审批任务。同时,各类文档的审批进度还会以统计加明细的方式展示在“文档审批看板”菜单中,供各相关方实时查看和查询。

 

便捷的文档电子签署

 

工程项目验收阶段产生的文档,如验收测试报告、验收证书等,对工程项目而言是最重要的文档。但由于这类文档往往需要打印出来供甲乙双方签字,且常常需要多个负责人共同签字,每个负责人可能处于不同地理位置,签字时间需分别约定,这类文档也是工程项目完成最耗时、存储成本最高的文档。

如能将传统的纸质签署改为电子签署,会大大节约文档签署的时间和存储成本。iEPMS文档模块的“电子签署”功能可实现与项目所在地的数字证书颁发机构对接,并支持工程项目组按需配置签名人、签名位置、签名图片、签名触发点及签名顺序。签名人可在“待我签署”菜单下集中处理待签署的文档。

以中兴通讯的Y国某项目为例,在使用电子签署功能前,签署周期至少需要27天,而使用电子签署功能后,该周期缩短至7天,极大地促进了项目快速验收,也节约了文档打印、运送和存储资源。

 

对于文档管理这一对工程项目而言重要但也极具效率挑战的领域,中兴通讯与时俱进,拥抱新兴技术,将严密的流程管理与先进的工具相结合,构建可靠的文档管理通用组件,同时也充分支持项目定制场景应用,从而在其全球工程项目中不断提升文档管理的数字化水平,让工程项目的文档管理更智能、更轻松、更便捷、更安全。

 

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